Ontmoet de experts

Om deze vragen te beantwoorden spreken we af met Herman Hovestad en Noortje van Deursen. Hovestad is als partner bij Custom Management een zwaargewicht op het gebied van verandermanagement bij bedrijven die in een reorganisatie of crisis zitten. Als interim-directeur nam hij het stokje over van het bestuur van het failliete (en inmiddels doorgestarte) Mexx, en werkte hij voor ING en Dell. Voor interventies maakt hij graag gebruik van inspirerende locaties. Van Deursen begeleidt als coach professionals bij hun persoonlijke en professionele ontwikkeling. Ze helpt hen zich bewust te worden van, en om te gaan met patronen die hen belemmeren. Eén van haar succesvolle coach-methodes is een wandelsessie in de natuur. Dit werkt bijzonder goed voor mensen die een drukke baan hebben, of kampen met burn-out klachten.

Het wij/zij-gevoel

Hoe ontstaan slechte patronen op het werk? Wat Hovestad steeds opnieuw opvalt, is dat ongezonde patronen vaak beginnen bij het management en doorsijpelen naar alle lagen van het bedrijf. Hij zegt: “Als ik eenmaal word ingeschakeld als interim-directeur, is het bijna altijd zo dat de directie niet goed begrijpt wat er speelt onder medewerkers.” Ook Van Deursen ziet dat ongezonde patronen vaak ontstaan door verdeeldheid. Ze legt uit: “Wat ik tegenkom is dat er binnen een bedrijf sprake kan zijn van een ‘wij/zij-gevoel’. Teams gedragen zich dan alsof ze tegenovergestelde doelen hebben en elkaar in de weg zitten. Verschillende afdelingen kunnen elkaar als concurrenten zien.” Concrete uitingen van dit soort verdeeldheid kunnen op allerlei manieren naar boven komen, ook in het klein. Hovestad herinnert zich: “Bij een bedrijf dat ik tijdelijk moest runnen, viel me op dat mensen elkaars e-mail maanden onbeantwoord lieten. Maanden! Dat vind ik schandelijk. Als je collega van een andere afdeling met een probleem zit, dan help je die toch? Dat zijn typisch slechte patronen die cruciaal kunnen uitpakken voor het vertrouwen binnen een bedrijf.”

Ga naar buiten, laat je team floreren en luister

Gelukkig sta je als leidinggevende niet machteloos om dit soort patronen te doorbreken. Allereerst: wees open. Hovestad: “Ik ben aanhanger van dienend leiderschap. Als je in een verantwoordelijke positie zit: maskeer dan ook niet wat slecht gaat. Kom om de zoveel tijd samen op een inspirerende plek, en speel open kaart over wat er goed en minder goed gaat. Wees daarbij niet bang voor tegengeluid.” Volgens een studie van het Amerikaanse onderzoeksbureau Gallup, scoren bedrijven die hun werknemers betrekken bij besluiten, een verbluffende 65% meer omzet dan bedrijven met een grote afstand tussen de afdelingen. Verder zijn mensen bij deze bedrijven 21% productiever en worden ze 10% meer gewaardeerd door klanten. Hovestad zegt: “De kunst is om op een laagdrempelige manier nieuwe relaties te bouwen. Hiervoor is een hotel zeer geschikt.” Hovestad legt uit: “Als je buiten kantoor bent, ben je bewust met elkaar bezig en besteed je tijd aan elkaar. Dit maakt dat mensen over hobbels heen stappen en eerlijker zijn. Tijdens zo’n bijeenkomst moet je ervoor zorgen dat de ideeën van mensen echt tot hun recht komen.” Van Deursen beaamt: “De kunst is om tijdens een buitendag niet in een typische leiderschapsrol te zitten, maar om je team te laten floreren. Laat ze aan het woord en luister.”

Juist als je denkt te druk te zijn: neem afstand en ontspan

Tijdens zakelijke bijeenkomsten gebeuren interessante dingen vaak op het moment dat mensen zich beginnen te ontspannen. Zo herinnert Hovestad zich: “Ik werd gevraagd om interim-CEO te worden van een grote CD-winkel. Die kwam in de problemen omdat iedereen opeens muziek begon te streamen. Tja, dat was natuurlijk heel lastig voor ze. Er moest iets gebeuren met de winkelbeleving.” Hovestad vervolgt: “Om een plan uit te werken zijn we met de hele organisatie in een hotel gaan zitten. De hele dag hebben we overlegd, maar in de avond was er nog steeds geen oplossing. Je kon zien dat er een onveilig gevoel heerste onder het winkelpersoneel en de tussenlagen van het bedrijf. Ze waren niet gewend om openlijk informatie te delen. Maar toch: door dat hotel, en door de setting waar we in zaten, kwamen de ideeën los. Rond middernacht, na een glas wijn of twee, begonnen mensen plannen te maken. En de volgende ochtend waren we in staat om deze plannen binnen een halve dag bottom-up uit te werken. Dat was mooi.”

Ontspannen en afstand nemen om patronen te doorbreken, is voor zakelijke doorpakkers vaak een contra-intuïtieve aanpak. Hardwerkende mensen hebben zich aangeleerd om alsmaar door te gaan. Psychiater en verslavingsexpert Judson Brewer spreekt juist over het nut van afstand nemen. In zijn Ted-talk A Simple Way to Break a Bad Habit legt hij uit dat de prefrontale cortex (het jongste gedeelte in ons brein) evolutionair weet wat goed of slecht gedrag is, en ons helpt bij het vormen van patronen. Helaas is de prefrontale cortex ook een van de eerste gebieden in ons brein die ‘uitschakelt’ als we vermoeid of gestrest zijn. Met als gevolg dat stress een slechte basis is voor het doorbreken van patronen. Juist door afstand te nemen en naar buiten te gaan, hebben professionals met volle agenda’s een grotere kans om met nieuwe inzichten en verbeterde patronen terug te keren.

Doelen stellen en denkrichtingen bepalen

Hoe zorg je ervoor dat mensen frisse ideeën ook echt mee willen nemen naar kantoor en integreren in hun dagelijkse werkzaamheden? Van Deursen: “Wat helpt, is gezamenlijke doelen identificeren. Teams die elkaar dwars zitten, hebben vaak in de kern hetzelfde doel: goede resultaten met het oog op de doelstellingen van de organisatie als geheel. Door de waan van de dag verliezen mensen het gezamenlijke belang snel uit het oog. Sowieso is het belangrijk om bij teamdagen een helder doel voor ogen te hebben. Waarom doen we dit? En wat willen we hier mee bereiken? Het werkt goed als mensen zich vanuit hun persoonlijke drijfveren kunnen verbinden aan een gezamenlijk doel. Dat geeft richting en een krachtige motivatie.”

“Eén van de dingen die ik goed vind aan naar buiten gaan,” zegt van Deursen, “is dat de natuur je op nieuwe gedachten brengt. Er kan een stroom aan nieuwe inzichten ontstaan. Dat komt doordat je weg bent van je werkplek en helemaal op kunt gaan in de omgeving. De natuur doet een ander beroep op ons denkvermogen dan ons werk. Je gaat vanzelf associëren, daar hoef je weinig voor te doen.  Zo is het voorgekomen dat iemand die ik coachte een vogel associeerde met vrijheid, of in een tweesprong de vergelijking vond met twijfel bij grote beslissingen. De natuur kan je aan denkrichtingen helpen die je op kantoor of in de spreekruimte minder snel tegenkomt.”

Terug op kantoor, en dan?

Met je team het kantoor uitgaan om patronen te doorbreken loont. Maar hoe blijven deze nieuwe inzichten echt hangen? De grote uitdaging zit natuurlijk in de vraag: hoe voorkom je dat je weer in oude patronen vervalt? Uit een grootschalig onderzoek van gezondheidspsycholoog Philippa Lally aan University College London blijkt dat het gemiddeld 66 dagen duurt om te wennen aan een nieuw patroon. Dit is lang. Heeft een zakelijke bijeenkomst om patronen te doorbreken dan wel echt zin? Van Deursen: “Een reële zorg. Je wilt natuurlijk niet dat al die goede ideeën weer verzanden. Wat ik ook doe tijdens wandelsessies in de natuur, is dat ik mensen met behulp van een polaroid-camera hun inzichten laat koppelen aan een beeld uit de omgeving dat daar voor hen bij past. Met de foto kunnen ze zichzelf helpen herinneren aan het inzicht. Ze kunnen de foto ergens ophangen of neerzetten waar ze hem regelmatig zien. In hun portemonnee, op hun bureau of, als het om een team gaat, aan een muur in de werkruimte.” Daarnaast is er ook een verantwoordelijke rol weggelegd voor de leidinggevende. Van Deursen: “Die moet alert zijn, en op de out of office-dag direct de vertaalslag kunnen maken de toepassing van nieuwe ideeën en inzichten. En dat het liefst zo concreet mogelijk.”