Benieuwd of een locatie geschikt is om jouw meeting of event te organiseren? Om daar achter te komen, plan je een locatiebezoek in. Tijdens zo’n rondleiding leidt de host jou door de locatie, proef je de sfeer en voel je of jullie een match zijn. Maar wellicht leent jou situatie zich er niet altijd naar om een fysieke rondleiding te plannen en de vraag of jij jouw meeting/event wilt organiseren op een bepaalde locatie blijft. Via een virtuele rondleiding kan je ontdekken of een bepaalde locatie geschikt is voor jouw meeting of event. Onze online rondleidingen experts vertellen je graag waar je als boeker of meetingplanner op kan letten. 

Een goed begin is het halve werk, ook bij een virtuele rondleiding

Je belt de locatie op en hebt gemeld dat je graag een virtuele rondleiding krijgt. Deze online rondleiding staat voor over een tijdje ingepland. Tot aan de afspraak hoef je dus vrij weinig te doen, maar niets is minder waar! Goede voorbereidingen schelen echt het halve werk. Je wilt namelijk straks aan het einde van de virtuele rondleiding weten of deze meetinglocatie matcht met jouw wensen.

Checklist voorafgaand aan de virtuele rondleiding

• Vraag om een plattegrond van de locatie. Zo kan je zien uit welke verschillende ruimtes de meetinglocatie bestaat en ben je je straks tijdens de virtuele rondleiding bewuster waar bepaalde ruimtes zich bevinden. Zo houd je overzicht.
• De virtuele rondleiding zal gegeven worden via een bepaalde tool (bijvoorbeeld Zoom/GoToMeeting). Heb jij een voorkeur voor een bepaalde tool? Geef dit dan door aan de locatie. Welke tool het uiteindelijk wordt, maakt niet zoveel uit (elke tool heeft namelijk voor- en nadelen). Maar het is wel belangrijk om dit kort te sluiten, zodat de locatie een uitnodigingslink naar jou kan toesturen.
• Bespreek of de rondleiding opgenomen mag worden. Een voordeel van opnemen is dat je achteraf de virtuele rondleiding kan delen met collega’s, zodat zij je eventueel nog kunnen helpen bij de afweging om al dan niet te kiezen voor deze eventlocatie.
• De laatste twee punten betreffen een live opgenomen virtuele rondleiding. Het kan ook zo zijn dat de locatie de online rondleiding aanbiedt via een al eerder opgenomen video. Tijdens de geplande afspraak krijg je deze video te zien en kan je aan de hand van die video jouw vragen stellen.
• Bedenk waar volgens jou de ruimtes aan moeten voldoen en maak hier een wensenlijst van, zodat je dit tijdens de virtuele rondleiding kan afvinken. Voorbeeld van een wensenlijst:
  • Is er genoeg (buiten) licht?
  • Zijn de ruimtes ruim genoeg?
  • Zijn de ruimtes sfeervol ingericht?
  • Hoe is de gastvrijheid? (Word je bijvoorbeeld door iemand begroet bij de receptie? / Hoe wordt er gereageerd op vragen/wensen?)

Ready, set, go... De virtuele rondleiding begint!

Checklist voor tijdens het moment suprême

• Wordt er rustig gefilmd en gepraat, zodat jij de rondleiding goed kunt volgen? In het enthousiasme wordt er vaak te snel gepraat. Hierdoor wordt het voor jou moeilijker om te volgen. Geef het gelijk aan de host aan als het te snel voor je gaat.
• Komen er tijdens de rondleiding vragen/opmerkingen bij je op? Stel ze gelijk. Wil je de host liever niet onderbreken? Stel deze vragen dan via de chat als deze beschikbaar is. En als deze niet beschikbaar is, kan je jouw vragen/opmerkingen noteren.
• Controleer of de host de volgende punten waarborgt:
  • Bij elke ruimte wordt een korte inleiding gegeven;
  • De gehele ruimte wordt goed gefilmd;
  • Bij elke ruimte geeft de host ook wat aanvullende informatie over de ruimte.
• Komt de host nog met extra informatie om extra betekenis aan jouw meeting te kunnen geven? Denk hierbij aan:
  • De host vertelt iets over de eetmomenten (bijvoorbeeld over hoe deze worden ingevuld);
  • Jouw bijeenkomst heeft een bepaald doel. De host vertelt welke activiteiten hier goed bij zouden kunnen passen;
  • De host laat weten welke opties er voor de break zijn (mogelijkheid binnen en/of buiten, korte activiteit);
  • Als de locatie zich leent om er te overnachten en je hebt een meerdaagse bijeenkomst laat de host weten wat hierin de opties zijn.

De virtuele rondleiding zit erop. What's next?

De rondleiding zit erop. Maar wat nu? Er is door de locatie ontzettend veel informatie gedeeld en dit heeft waarschijnlijk wat verwerkingstijd nodig. Wellicht heb je meteen het idee dat er een match is, wil je nog meer informatie of hoor je ook nog graag de mening van jouw collega's. 

Checklist voor na de virtuele rondleiding

• Is er een match?
  Vraag dan een concrete offerte op waarin al jouw wensen worden opgenomen. Vraag ook om de annuleringsvoorwaarden van de locatie, zodat je achteraf niet voor eventuele verrassingen komt te staan.
• Heb je meer informatie nodig? 
  Stel aan de locatie extra vragen. Mocht je bijvoorbeeld niet alle ruimtes goed gezien hebben, vraag dan om extra beeldmateriaal.
• Wil je het advies van je collega's inwinnen?
  In de meeste gevallen maakt de locatie van de virtuele rondleiding een opname. Stuur deze door naar jouw collega's, zodat zij jou eventueel nog kunnen adviseren.