Trend Micro kiest Kasteel Vaalsbroek als decor voor Benelux Kerstfeest

“Het was in één woord super”, blikt Ingrid terug. Het event dat ze voor haar collega’s uit de Benelux en hun partners organiseerde vindt twee dagen voor het interview plaats. Alle indrukken liggen nog vers in haar geheugen: de gastvrije ontvangst op de sfeervol verlichte binnenplaats van het kasteel, de prachtig gedecoreerde dinerruimte, het verfijnde viergangenmenu, de swingende klanken van de DJ en de vriendelijke medewerkers zorgden dat het aan niets ontbrak. Ingrid glimlacht: “Alles zag er mooi uit, we hebben heerlijk gegeten, er werd gelachen en gedanst. Kortom; missie geslaagd!”

Trend Micro Benelux organiseert jaarlijks het kerstfeest met beide kantoren uit Amsterdam en Grimbergen (BE).  Ingrid is Management Assistent en organiseert al vijf jaar deze feestelijke traditie. Het doel? Successen vieren en samen het jaar feestelijk afsluiten. “We vinden het belangrijk om de collega’s echt in de watten te leggen na een jaar hard werken.” Ook waarderen collega’s het enorm dat hun partners mee mogen, dat verhoogt de feestvreugde. Eén collega neemt zelfs elk jaar zijn tieners mee. Die vermaken zich prima op de door henzelf bijgeboekte hotelkamer. De volgende dag maken ze er met het hele gezin nog een gezellige dag van. Een andere collega kon dit jaar geen oppas vinden en nam zijn baby van anderhalf mee. Dankzij de babyfoon genoten hij en zijn vrouw toch optimaal van het feest. Dat collega’s alles in het werk stellen om aanwezig te zijn, zegt iets over de waardering die ze hebben voor dit feest.”

Het programma is zo samengesteld dat de gasten van begin tot eind ontspannen kunnen genieten. “’S-middags kunnen ze vanaf half drie inchecken. Het kerstfeest begint om half zeven met een ontvangst en feestelijk aperitief. Daarna volgt een diner met tafelschikking. Aan het eind van de avond worden de tafels en stoelen aan de kant geschoven en kan er worden gedanst. Tot slot genieten de gasten van een luxe hotelovernachting en kunnen ze gebruik maken van een uitgebreid ontbijt.”

Als ervaren management assistent draait Ingrid haar hand niet om voor de organisatie van het event. Het vinden van een geschikte locatie, die liefst ook nog de verwachtingen overtreft, is echter een ander verhaal. Dat is vaak de grootste uitdaging. “Twee jaar geleden organiseerden we het kerstfeest in een rooftopbar met spectaculair uitzicht op de Erasmusbrug”, vertelt ze. “Vorig jaar verbleven we in een monumentaal klooster in Breda. Ook heel bijzonder. Toch heb ik dit jaar niet lang over een locatie hoeven nadenken. Vorig jaar had ik een ander event in Kasteel Vaalsbroek en ik wist meteen: dit is ideaal voor ons kerstfeest.

Alleen al het aanrijden door het Limburgse heuvellandschap was een unieke ervaring. Ook het meedenken en de gastvrijheid van de medewerkers hebben me positief verrast. En dan is Vaals ook nog eens een fijne uitvalsbasis voor een leuk weekend. Het Drielandenpunt en steden als Valkenburg, Maastricht en Aken liggen op een steenworp afstand.” Ingrid vertelt dat de keuze voor Kasteel Vaalsbroek een schot in de roos was. "Als je in het donker naar de binnenplaats van het kasteel loopt en de sfeervolle verlichting ziet, besef je pas hoe bijzonder deze locatie is. Iedereen was direct enthousiast."

Om de locatie optimaal in kerstsfeer te brengen, huurt Ingrid meestal een externe decorateur in. Zo ook op Kasteel Vaalsbroek. “De binnenplaats zag er al prachtig uit”, vertelt ze. “Er stonden grote kerstbomen, lichtbollen en nostalgische kerstmannen, dus daar hoefden we niets aan te doen. Ik heb alleen de dinerruimte extra feestelijk laten aankleden, onder andere met een grote ballonnenboog en het woord ‘XMAS’ in grote verlichte letters.

Ook de tafelversiering vind ik heel belangrijk. Er mag wat mij betreft flink worden uitgepakt met kaarsen, kandelaars, guirlandes, bloemstukken, mooi glaswerk en servies. Dat maakt het diner extra bijzonder. Iedereen kleedt zich feestelijk en er wordt een zorgvuldig samengesteld diner geserveerd. Dan moet de aankleding ook allure uitstralen, vind ik. Het draagt allemaal bij aan het doel om een unieke ervaring te creëren waar iedereen nog jaren met plezier aan terugdenkt.”

Als organisator ben je tijdens een evenement vooral bezig om alles probleemloos te laten verlopen. "Vanaf het eerste contact met de medewerkers van Kasteel Vaalsbroek had ik meteen alle vertrouwen in hen. Ook op de dag zelf voelde alles direct goed; de communicatie verliep uitstekend. Natuurlijk gebeuren er altijd onverwachte dingen, maar zodra we daarover moesten schakelen, hadden we aan een half woord genoeg. Dit zorgde ervoor dat ik ook echt heb kunnen genieten van het feest. En, wat ik helemaal leuk vond, op mijn kamer lag een fles lokale wijn met een persoonlijk geschreven bedankje, zo attent.”

18.30 - 19.30 uur        Ontvangst met feestelijke borrel in de Tuinkamer
19.30 - 22.00 uur        Start Diner in Vaalsbroekerhof
22.00 - 01.00 uur        Feestavond in de Vaalsbroekerhof 

Aansluitend overnachting inclusief het uitgebreide Bilderberg Ontbijt.