Het is weer zover! Jij organiseert wederom een meeting voor de consultancy- of accountancybranche. En dan ken je de uitdagingen die dit met zich meebrengt. Jaarlijkse strategiesessies of new joiner meetings met veel deelnemers, die meerdere dagen omvatten en een dynamisch programma vragen. Samen met drie vakgenoten heeft Bilderberg een aantal tips en tricks opgesteld voor een succesvol event.

Buiten de muren van het kantoor

Veel meetings en lange dagen op kantoor zijn dagelijkse routine in de consultancy- en accountancybranche. Is het niet voor klanten dan is het wel voor een incompany training. Om even los te kunnen komen van alles en nieuwe inspiratie op te doen, is het goed om juist ook af en toe buiten de muren van het kantoor te gaan. Zo vindt ook Ilonka van Oostrom, werkzaam bij Atos Consulting als lid Development Board Atos Consulting / interne consultant Binding en Ontwikkeling en Happiness. “Onze meerdaagse trainingen zijn intensief. Daarom is het belangrijk dat je in een andere omgeving bent dan een kantoorgebouw. Dit zorgt namelijk voor meer focus en meer inspiratie, waardoor de training meer effect heeft. Zo’n #outofoffice moment zorgt ook voor een band met collega’s, waardoor er ook meer binding ontstaat met het bedrijf waarvoor je werkt.”

Laat de natuur onderdeel zijn van het programma

Wanneer je kiest voor een locatie buiten de muren van het eigen kantoor, kies dan voor een locatie waar je zo de bossen in kunt lopen. Een natuurrijke omgeving heeft een positief effect op mensen. We worden er niet alleen vrolijker en minder gestrest door, het verlaagt ook onze bloeddruk en hartslag. “Wij gaan vaak voor activiteiten als sporten, zoals wandelen, hardlopen en fietsen, en ook teambuildingsactiviteiten die op eigen terrein kunnen worden gedaan. Dit geeft energie en je kunt je daarna beter focussen”, aldus een Senior Eventmanager bij de Big4. En wil je een hele ontspannende sfeer creëren? Kies er dan ook voor om buiten te lunchen of dineren. Ilonka: “Ook tijdens de eet- en drinkmomenten maken we zoveel mogelijk gebruik van de buitenmogelijkheden. We gaan niet alleen tijdens de koffiebreaks naar buiten, maar kiezen er ook voor om buiten te BBQ’en of een outdoor cooking experience te organiseren.”

Organiseer alles onder één dak

De trainingsdagen zijn intensief en lang, waardoor het geen overbodige luxe is dat alles zich op één locatie afspeelt. “Belangrijk voor onze meerdaagse trainingen is een locatie waarbij je ook kunt overnachten. In verband met de lange trainingsdagen geeft dit de deelnemers rust en in de tijd die er over is biedt dit extra ruimte voor ontspanning”, aldus Francisca van Gulden, Learning & Development Specialist bij KPMG. Wanneer alles onder één dak is, is het makkelijker om de juiste sfeer voor de hele groep vast te houden, omdat de locatie precies weet wat de wensen zijn. De Senior Eventmanager bij de Big4 vertelt: “Het gevoel van exclusiviteit wordt hierdoor makkelijker bereikt en dit komt de teambuilding en het gevoel van saamhorigheid erg ten goede.”

Besteed het niet-inhoudelijke gedeelte uit

Hoe zit het dan met overnachten? Hoeveel kamers zijn er? Wat zijn de mogelijkheden op het gebied van Food & Beverage? Zijn er zowel kleine als grote ruimtes? Vragen die ook belangrijk zijn voor een succesvol event, maar die niet inhoudelijk zijn en die je dus prima kunt uitbesteden. Francisca van Gulden geeft aan: “Vooral bij de grote trajecten is het fijn als er wordt meegedacht in de invulling van het niet-inhoudelijke programma, waarbij ik persoonlijk met name de invulling van het F&B gedeelte heel belangrijk vind. Als de locatie mij gedurende het traject koppelt aan één contactpersoon, weet ik gewoon dat het goedkomt.”

Kies voor een locatie die met ieders wensen rekening houdt

Bij elke meeting of event is het ontzettend belangrijk om de doelgroep goed in kaart te hebben. Maar als organisator wil je juist ook kwaliteit leveren en ontzorgd worden. Zoek dus een locatie die aan de wensen van beide partijen kan voldoen. “We komen al drie jaar op rij op dezelfde locatie, waardoor het belangrijk is om als locatie te transformeren, zodat het uitdagend en vernieuwend blijft”, aldus de Senior Eventmanager bij de Big4. Bij een relatief jonge doelgroep die verrast wilt worden en een laagdrempelige sfeer belangrijk vindt, creëer je tijdens het event een wat informelere sfeer en blijf je continu vernieuwen.

Houd het doel voor ogen

Is het doel van het event teambuilding, verandering, verbinding of iets heel anders? Door goed te weten wat het doel van het event is, halveer je het werk en verdubbel je de impact. Om het doel ook zo concreet mogelijk te kunnen maken bij de deelnemers, is het aan te raden om bijvoorbeeld een thema aan het event te koppelen.