Het eerste kwartaal van het jaar is traditiegetrouw dé tijd voor een kick-off event. Met een nieuw jaar op de kalender, is dit het ideale moment om nieuwe plannen te lanceren of een frisse start te maken. En dit jaar wellicht nog meer dan ooit, want na bijna twee jaar van voornamelijk online samenwerken snakken veel teams er naar om weer fysiek samen te komen. Maar wat maakt een kick-off event succesvol? Een kleine opfrisser die jou startklaar maakt voor het nieuwe jaar.

Wanneer kiezen onze klanten voor een kick-off event?

Begin 2021 publiceerde Bilderberg de Whitepaper Het Nieuwe Bijeenkomen over de toekomst van meetings & events. Uit dit onderzoek, waaraan ruim 270 meeting- en event professionals meewerkten, kwam naar voren dat verbinding maken, kennis delen en netwerken de belangrijkste doelen zijn om samen te komen. Ook samenwerking bevorderen, leren, opleiden en informeren werden genoemd als uitgangspunten voor het organiseren van een fysieke bijeenkomst. 

Meer dan ooit draait het bij het kick-off event anno 2022 dus om het creëren van verbinding. “Je moet elkaar zien om elkaar te begrijpen. Wanneer je elkaar niet in de ogen kunt kijken mis je namelijk de echte connectie.” Aldus Anouk Roohe van Meeting Select in reactie op het onderzoek. “Het voordeel van fysiek samenkomen is de mate van interactie. Men heeft er gevoel bij en je kunt een wow- en funfactor toevoegen. Allemaal factoren die een belangrijke rol spelen bij het succesvol overbrengen van een boodschap.”
 

Focus op verbinding

Het kick-off event van 2022, hoe ziet deze meeting eruit? Onze Bilderberg Event Regisseur Rachelle Joosten blikt vooruit: “Het is fantastisch om te zien dat bedrijven weer massaal out of office willen gaan om samen te komen. De afgelopen maanden is er veel veranderd voor bedrijven en afdelingen. Het kick-off event wordt daarom aangegrepen om een nieuwe start te maken. Dit keer weer écht samen, fysiek bij elkaar op één locatie.” Wat er anders is dan andere jaren? “De focus ligt nog meer op verbinding creëren middels een sociaal programma. Ook is er meer ruimte voor een flinke dosis fun.”

Maar hoe combineer je inhoud en impact tijdens een kick-off meeting? Rachelle en haar collega's hebben ruime ervaring met het adviseren van onze relaties over de organisatie van kick-off bijeenkomsten. Een aantal onderwerpen komt telkens terug en maximaliseert de impact van de meeting. Rachelle deelt deze onderwerpen graag met jou:

1. Ga #outofoffice

"Door te kiezen voor een locatie buiten kantoor versterk je het gevoel dat deze bijeenkomst een belangrijke en zelfs niet te missen gebeurtenis is. Wij geloven dat de locatie een positieve bijdrage kan leveren aan de sfeer van de meeting. Laat je bijvoorbeeld inspireren door de prachtige natuur of kies een vergaderruimte met een huiselijke setting waar deelnemers zich thuisvoelen. Wij zorgen voor de unieke omgeving, de benodigde vergaderfaciliteiten en smaakvol eten en drinken zodat jij je kunt richten op de inhoud."

2. Bepaal het doel van de meeting

Wat wil je bereiken met de kick-off? Maak het zo tastbaar en meetbaar mogelijk. "Door het doel van de meeting helder te hebben kunnen wij vanuit onze expertise advies geven over hoe wij kunnen bijdragen aan het behalen van dat doel. Zo kan de keuze voor een type vergaderruimte of opstelling al een groot verschil maken. Staat de kick-off meeting bijvoorbeeld in het teken van samen nieuwe plannen maken? Dan zou ik een creatieve vergaderopstelling adviseren. Zonder standaard meubilair maar juist met zitzakken en schommelstoelen. En natuurlijk voldoende flip-overs om alle ideeën op te kunnen schrijven."

3. Creëer betrokkenheid

Een kick-off event anno 2022 draait niet alleen om het zenden van de boodschap. Het belang van het project dringt vaak beter door tot de deelnemers wanneer zij er zelf onderdeel van zijn. "Door het delen van inspiratie, mee te denken over het proces, oplossingen te bedenken voor eventuele uitdagingen, gaat het project leven. Bijvoorbeeld door opdrachten in de meeting te verwerken. Wanneer de deelnemers een actieve rol hebben binnen de meeting creëer je draagvlak, wat vervolgens weer bijdraagt aan het behalen van het meetingdoel." 

4. Voeg fun toe aan je kick-off meeting

Het gevoel van saamhorigheid kun je vergroten door een teambuildingactiviteit in het programma op te nemen. "Denk bijvoorbeeld aan het ontsnappen uit een escape room of een activiteit in de buitenlucht; in ieder geval iets waarbij samenwerking de sleutel tot succes. Daarnaast zorgt een activiteit met een hoog fun gehalte ervoor dat de inhoud je beter bijblijft. Uiteraard draagt het ook bij aan een positief gevoel over de bijeenkomst en het team."

5. Plan ruimte voor sociaal contact

"Door een sociaal element in het programma op te nemen plan je tijd in om interactie onderling te bevorderen en zo de samenwerking te stimuleren. Dit kan bijvoorbeeld middels een winters ontvangst met warme chocolademelk of een break bij het kampvuur met een uitgebreide borrel en muzikale omlijsting. Of kies voor een interactief belevingsdiner of een stoere barbecue in het bos. Wat je ook kiest, het belangrijkste is dat de gasten vertrekken met een positief en enthousiast gevoel. Dat nemen ze namelijk mee naar huis en ook weer mee naar het werk."