Een zakelijke lunch of zakelijk diner kan een belangrijke gelegenheid zijn om professionele relaties op te bouwen, deals te sluiten, of om een geslaagde samenwerking te vieren. Toch zien mensen er vaak tegenop. Want wat wordt er nu precies van je verwacht? Wat bespreek je? Wat eet je? Hoe vind je een balans tussen een formeel en informeel gesprek? Journalist Jonas Kooijman duikt voor Bilderberg in de do’s en don’ts van zakelijk lunchen en dineren.
Auteur: Jonas Kooijman
Wie begin jaren tachtig met lunchtijd het restaurant van het Four Seasons hotel in New York binnenliep, zag verspreid over de tafels de groten der aarde. Hier is de ‘power lunch’ geboren; een samenkomst van zakenmensen, modeontwerpers, politici en uitgevers om zaken te doen onder lunchtijd maar vooral om gezien te worden. Helaas raakte dit fenomeen vanaf de economische crisis in het slop; ook in het Nederlandse bedrijfsleven werd weer eerder naar het broodje kaas gegrepen. Nu het weer beter gaat met de economie maakt de zakenlunch (en diner) een heuse comeback. We mogen weer uitpakken! Maar hoe ziet zo’n zakelijke eetafspraak er anno nu eigenlijk uit? Hoe gedraag je je, en – misschien nog wel belangrijker – wat kun je ermee bereiken?
Volgens etiquette-expert Lilian Woltering is een zakelijk eetafspraak bedoeld om elkaar beter te leren kennen. “Want elke deal is gebaseerd op gunnen. Hoe sneller het klikt, hoe sneller je ervoor kiest om zaken te doen. Je bent iemand aan het pamperen in een aangename omgeving.” Ook het eten zelf, is volgens Woltering van grote psychologische invloed. “Door te genieten van goed eten in een informele omgeving wordt het contact hechter.” Met een geurend bord mooi opgemaakt eten onder je neus is het nou eenmaal fijner zaken doen.
Dat vindt ook Gido van Praag, werkzaam bij technologiebedrijf HP. Al meer dan dertig jaar heeft Van Praag “minstens twee keer per week” een zakenlunch, vaak op bijzondere locaties. “Vriendschap en vertrouwen zijn een belangrijke katalysator om zaken te doen. Samen eten is een middel om dat te bewerkstelligen.”
Steeds meer restaurants en hotels spelen hierop in door speciale zakenlunches aan te bieden. Woltering: “Dan storen ze je zo min mogelijk, en kun je van te voren een arrangement afspreken. Op sommige plekken kun je je telefoon inleveren en dan noteren ze het als je bent gebeld.”
Toch is het meer dan een kwestie van eventjes een tafel reserveren, benadrukt Woltering. “Als jij de initiator bent is het is belangrijk om je goed voor te bereiden, zodat je weet of er zaken zijn waar je rekening mee moet houden, zoals voedselallergieën of rolstoeltoegankelijkheid. Verplaats je in de ander. Zou hij of zij zich fijner voelen in een eetcafé of een sterrentent? Er zijn genoeg mensen die niet blij worden van een Michelin-restaurant.” Zet dus gerust je privédetective-talenten in om hierachter te komen. En noem, als je samen gaat lunchen, ook een eindtijd.
En wat bespreek je dan vervolgens, tijdens zo’n ontmoeting? Woltering: “Dat ligt aan het doel. Ga je een offerte of contract doornemen? Of doe je dit om de relatie te versterken en elkaar te leren kennen? Als dat je doel is, probeer je gemeenschappelijke interesses te vinden.” Een beetje zoals een date dus.
Wat je niet bespreekt, zijn de ‘non-onderwerpen’ zegt Woltering. “Ziektes, dood, politiek, religie. Vragen als: bent u voor de doodstraf? Uiteindelijk wil je een klik en met een goed gevoel weggaan. Open vragen stellen is daarom altijd handig. Waar gaat u op vakantie? Wat voor sport doet u?”
Hoe zit het verder eigenlijk met het ‘e-woord’, etiquette? Roel Wolbrink, etiquette-expert, groeide op bij het hotel van zijn ouders en leerde zo alles over gedragsregels in de horeca. “Het gaat om omgangsvormen, dat je weet wat van je verwacht wordt. Etiquette geldt niet alleen als je naar de koning gaat, maar ook bij een fastfoodrestaurant. Dé etiquette bestaat niet, die is situationeel. “
Zakelijke eetafspraken worden steeds informeler. Toch is er altijd nog iets als een basisetiquette, zeggen beide experts. Zo dien je altijd op tijd te komen. In een goed restaurant bestel je geen cola of bier. Houd je bord netjes, niet slurpen. Servet op schoot. Niet bijdehand doen naar de bediening. Geen tandenstokers, of je glas in een keer leegdrinken. De telefoon gaat niet links of rechts van je bord, maar die stop je weg. En de initiator betaalt áltijd de rekening. Stem je kleding af op wie er voor je zit. Tijdens een lunch met een bankier trek je iets anders uit de kast dan met een startup-oprichter.
Fauzia Mahomed Radja uit Rotterdam heeft haar eigen adviesbureau voor strategisch management. Zij neemt haar klanten vaak mee uit lunchen of eten. “Ik geloof niet in kortingen op facturen. Wel neem ik klanten mee naar fijne restaurants en dat waarderen ze. Zo zien ze dat ik in hen investeer.” Etiquette past ze meer onbewust toe. “Ik neem bijvoorbeeld geen ingewikkelde gerechten die moeilijk zijn om te eten.“ Dus geen hamburger waar het vet over je vingers druipt als je erin knijpt, of een moeilijke salade die het zo fijn vindt om tussen je tanden te blijven zitten. Zelf komt ze in haar eigen stad graag voor een zakenlunch bij Hotel New York of het Bilderberg Parkhotel, en in Amsterdam bij Dauphine. Goede service telt bij het kiezen van een locatie. “Je wilt je klanten niet blootstellen aan slechte service.” Want katerige of hoe durf je in mijn tent te zitten-bediening straalt ook af op jouw professionaliteit.
Wanneer kies je eigenlijk voor een lunch, en wanneer voor diner? Woltering: een lunch duurt minder lang en is wat zakelijker. Alcohol is dan ook minder gebruikelijk omdat het onder werktijd valt en het geen goed idee is om beneveld naar kantoor terug te gaan. Een diner is informeler en heeft als doel om elkaar echt beter te leren kennen – waar alcohol soms bijdraagt aan een lossere sfeer. (Tip: drink veel water tussendoor, of – als je snel aangeschoten bent – vraag om halve glazen).
Lunch of diner, een geslaagde zakelijke maaltijd kan een hoop opleveren. Eens nam Mahomed Radja uit Rotterdam twee verschillende klanten mee naar een lunch, als experiment. “Ik wilde een kruisbestuiving doen. Ze waren allebei werkzaam in de interieurwereld. Uiteindelijk zijn ze samen zaken gaan doen. Dat geeft een goed gevoel.” Ook Van Praag hield er veel aan over. “Uiteindelijk zijn uit bepaalde lunches en diners vriendschappen gegroeid. Die zijn van zakenpartner vriend geworden en zullen dat blijven voor de rest van mijn leven.”
Met het belevingsdiner is niets wat het lijkt! Heb je ooit de volgende gerechten op een menukaart zien staan? Een hoofdgerecht in sardineblik en een frikandel met mayo en friet als dessert? Ja echt, je leest het inderdaad goed! Deze bijzondere avond wordt begeleidt door Lilian Woltering. Wij beloven je: dit wordt een avond die je niet meer vergeet.
