The #outofoffice guide to verbinding tijdens thuiswerken
Met onze #outofoffice roepen wij je normaal gesproken op om samen te komen en dan vooral buiten de kantoormuren. Om te vergaderen, te verbinden of een feestje te vieren. Maar nu even niet. Nu adviseren ook wij om #stayhome te blijven. De kans is groot dat je nu thuis werkt. Maar hoe zorg je er nu voor dat je verbonden blijft met je collega's tijdens het thuiswerken?
Deel deze paginaThuiswerken was al in opkomst, maar door de Corona-crisis ervaren we het massaal. In deze How To komen we je tegemoet. Hoe blijf je in tijden van social distancing verbonden met je team, maar ook met jezelf? Een belangrijk advies: je huis hoeft geen kopie van kantoor te zijn, dus trek iets comfortabels aan.
Auteur: Laura Kemp | Illustratie: Jacob Stead
Of je nu baas of werknemer bent, zonder de verwachtingen van collega’s kan een werkroutine bepalen knap lastig zijn. Een treffend voorbeeld kwam onlangs voorbij tijdens het VPRO-programma Zondag met Lubach, waarin presentator Arjen Lubach en redacteur Janine Abbring het hadden over de nieuwe werkelijkheid: thuiswerken tijdens de corona-crisis. Het ging over een collega die dagelijks moest pendelen van Zwolle naar Hilversum en altijd keurig op tijd was geweest. Maar toen ze voor het eerst van huis werkte, was ze opeens wel te laat bij de virtuele ochtendvergadering. Gelukkig konden haar collega’s er om lachen.
Het is interessant om over na te denken. Want verplicht naar kantoor komen iedere dag, is dat nog wel van deze tijd? Onderzoeken die dateren van voor de Corona-crisis, wezen al op de toenemende trend van thuiswerken: in sommige Westerse landen werkt inmiddels al 40% regelmatig vanuit huis. Uit een survey van het financiële platform ‘This is Money’ zegt zeven van de tien respondenten minder stress te ervaren als ze thuiswerken. Twee van de vijf mensen die een huis zoekt, vindt het belangrijk dat er een studeerkamer is.
Thuiswerken bespaart kosten, is beter voor het milieu en het zou de concentratie kunnen verbeteren. Toch hebben veel nieuwelingen er moeite mee. “Ik trek dit niet”, zei mijn vriend gister zuchtend en steunend toen weer een videovergadering er abrupt mee ophield. Samenwerken op afstand: hoe houden we dit vol?
Communicatie over communicatie
Zeker als je overstapt op 100% digitaal werken, is goede communicatie het allerbelangrijkst. En dan met name: communicatie over de communicatie. Laten we ons wenden tot de populairste therapeut ter wereld: Esther Perel, die zich naast haar specialiteit ‘romantische relaties’ de laatste tijd steeds meer op werkcultuur focust. Immers, met collega’s ga je ook allerlei relaties aan. In haar artikel 'Why Business Partnerships are like Marriages' legt Perel uit: “Naast concrete werkdoelen, wordt praten over de communicatie vaak over het hoofd gezien: terwijl dit juist zo belangrijk is.”
Dit geldt nog meer in tijden van thuiswerken. Vraag bijvoorbeeld aan collega’s: Hoe vaak verwacht je een update? Een andere manier kan zijn om tijdens een videovergadering in een chat te typen dat jij graag als volgende aan het woord wil komen, dan hoef je niemand te onderbreken wat irritante interrupties kan voorkomen: zeker als de wifi niet optimaal is. Je kan er ook voor kiezen om tijdens iedere online vergadering een andere gespreksleider aan te wijzen: dit wisselt de boel af en geeft iedereen een gevoel van betrokkenheid. En? Hoe ging dit? Evalueer de communicatie vervolgens weer. Perel: “De grootste ergernissen ontstaan pas als het eigenlijk al te laat is.”
Anna Codrea-Rado en Tiffany Philippou beamen dit. Beiden zijn ze al geruime tijd freelance journalist en ja, ze werken vanuit huis! In hun populaire podcast ‘Is This Working’ bespreken ze iedere aflevering een ander thema op het gebied van werk en productiviteit. Sinds de Corona-crisis worden ze vaak gevraagd om tips te geven aan professionals die nu voor het eerst met thuiswerken worden geconfronteerd.
Codrea-Rado ziet hierin een rol voor de teamleider. “Wees hierin het goede voorbeeld en creëer een online cultuur die bij het bedrijf past. Vind je het fijn als er elke maandagochtend een digitale rond-de-tafel is? Zeg dat dan. Zo voorkom je dat die ene collega het als 'optioneel ziet', terwijl jij het misschien heel belangrijk vindt. Houd iedereen een beetje extra in de gaten”, voegt ze toe. Een op de vier thuiswerkers geeft aan zich wel eens eenzaam of buitengesloten te voelen. Tijdens de corona-crisis komt daar ook nog social distancing bij. Codrea Rado: “Als manager of collega kan je veel doen; zorg dat je niet alleen maar groepssessies doet. Eén op één contact is belangrijk en zorgt dat mensen zich gezien en gewaardeerd voelen.”
Natuurlijk ritme
De meeste artikelen over thuiswerken concluderen in grote lijnen hetzelfde: dat je je thuis zoveel mogelijk moet gedragen zoals je ook op kantoor zou moeten doen. Dat wil zeggen: houdt exact dezelfde werktijden aan en kleed je alsof je naar kantoor gaat. Maar als we heel eerlijk zijn: hoe realistisch is dit? En.. is het echt zo belangrijk?
Er liggen namelijk ook kansen om optimaal te presteren als je de verbinding met jezelf aangaat: bijvoorbeeld door middel van je natuurlijke concentratieboog. Zo schrijft Britse krant 'The Guardian' bijvoorbeeld dat avondmensen nu wat langer door kunnen gaan en ochtendmensen eerder kunnen beginnen. Misschien ontdek je wel dat je in je natuurlijke ritme veel meer gedaan krijgt - en daar word je team ook blij van. Zorg dan wel voor afgesproken uren waarin iedereen online is: bijvoorbeeld tussen 2 en 4. Philippou gaat zelf nog een stapje verder: “Ik zet mijn alarm niet meer en ik word vanzelf vroeg wakker. Dan ga ik rustig lezen om op te starten. Dit is misschien eng om te doen als je om 9 uur een digitale meeting met je baas hebt, maar benut de tijd in de ochtend die je nu niet kwijt bent met het reizen voor iets voor jezelf waardoor je in de juiste mindset komt.”
En dan een hamvraag: wat doe je aan? Codrea Rado zegt: “Deze vraag krijg ik ontzettend vaak, en mijn antwoord is simpel: doe aan waar je je thuis prettig in voelt. Als dat betekent dat je comfortabele kleren aan wil, doe het! En als je wel graag je pak en schoenen aan wilt doen, is dat ook goed. Maar zie thuiswerken als een kans om je niet te laten afleiden door de norm op kantoor. Je bent namelijk toch echt thuis.” Klinkt dit niet erg laissez-faire? Codrea Rado zegt lachend: “Wij willen een beetje gezond tegengeluid geven aan al die mensen die nu opeens alles lijken te weten over hoe je thuis moet werken. Het gaat erom dat je doet wat voor jou werkt, daar heeft het team uiteindelijk ook het meeste baat bij.”
Houd de borrels erin
Een andere kant van thuiswerken is dat je collega’s tijdens video-gesprekken op een andere manier ziet. Het mooie schilderij van de HR medewerker? De IT’er met een baby op schoot? Dat iedereen gewoon een leven naast zijn of haar werk heeft, schept een band en creëert empathie. Sterker nog: persoonlijk bonden met je collega’s kan je carrière zelfs een boost geven, zo blijkt uit onderzoek. Dit moet je natuurlijk zelf een beetje inschatten, maar gepaste interesse tonen in de thuissituatie vinden de meeste mensen alleen maar fijn.
En hallo! Hoe zit het met de borrels? Anthony Omaro, Customer Experience Manager voor een internationaal retailbedrijf, had vorige week een ‘afscheidsborrel’ van een collega via video-app Zoom - de teamleider nam het woord en hield een mooie speech over hoezeer ze de samenwerking had gewaardeerd. “Je kon de persoon die weg ging echt aankijken”, zegt Anthony. “Dat vond ik mooi. Tijdens een fysieke borrel loop je vaker heen en weer in een ruimte, maar nu was het op de een of andere manier intiemer.” Er zijn ook apps zoals 'PSYCH' waarmee je quizzen kunt doen, of de video-app 'HouseParty' waarmee je de borrels op afstand extra leuk maakt met verschillende vrolijke en grappige functies.
Eva Martins werkt nu thuis voor een NGO in Den Haag. Ze zegt: “We houden de borrels er gewoon in, ook al zijn ze virtueel. Vorige week hadden we als regel dat we allemaal iets op ons hoofd moesten doen: een hoed, pet, desnoods een sjaal. Hoewel we dit in de offline wereld belachelijk hadden gevonden, was het op zoom heel erg grappig! Weetje, als je thuiswerkt, zijn het soms kleine dingen die een groepsgevoel creëren. Je moet het zelf persoonlijk maken.”
"Ook wij werken op dit moment net even anders dan normaal. We hebben een team samengesteld wat centraal voor alle Bilderberg hotels jouw vragen oppakt en je graag helpt."
