Pakweg dertig jaar geleden was het leven van de gemiddelde werknemer vrij overzichtelijk. Om acht of negen uur begon je met werken en tussen vijf en zes was je klaar. Einde werkdag. Vakanties waren nog waar ze oorspronkelijk voor bedoeld waren, namelijk uitrusten. Weg van kantoor, fabriek of bouwplaats betekende ook écht weg van werk. Tegenwoordig ligt dat een stuk ingewikkelder. Door internet en mobiele telefoons kunnen we altijd bereikbaar zijn voor klanten of collega’s. Omdat die optie er is, hebben veel mensen het idee dat dit ook van hen verwacht wordt. Zelfs als je met iets belangrijks bezig bent, bijvoorbeeld bij een vergadering buiten de deur met je team waarbij je niet gestoord wil worden. Even onbereikbaar zijn is niet alleen relevant als je vrij bent, maar juist ook als je iets gedaan wil krijgen.

Verwerken digitale prikkels

Even kort een appje beantwoorden terwijl je in een meeting zit, is natuurlijk heel verleidelijk. Bovendien, hoeveel tijd kost dit nou? Maar pas op, continu bereikbaar zijn vreet energie. Denise Hulst is coach bij het Betere Werken. Ze geeft al twintig jaar trainingen op het gebied van productiviteit en stress. Onze mentale gesteldheid kun je volgens haar vergelijken met een regenton. Als je niet zo nu en dan het deksel van boven dicht doet en het kraantje van onderen open zet, zodat het water er uit kan stromen, loopt deze over. ‘We moeten af en toe een stop zetten op de digitale prikkels die we binnen krijgen en onze hersenen de tijd geven die te verwerken,’ legt ze uit. ‘Anders gaan we fouten en verkeerde beslissingen nemen en raken we sneller geïrriteerd.’

Alleen tijdens je vakantie onbereikbaar zijn, is dan ook niet genoeg. Een regelmatige digitale detox bevordert ons functioneren. Dat bleek wederom uit een onderzoek van de Harvard Business School. Medewerkers van de Boston Consulting Group werden verplicht om één dag of één avond in de week echt vrij te nemen. Oftewel, ze moesten hun telefoon uitzetten en mochten hun mail niet checken. Zelfs niet, als ze het heel druk hadden. Het resultaat? Ze hadden meer plezier in hun werk gekregen en waren productiever. Ook de kwaliteit van hun werk was verbeterd.

Één dag onbereikbaar zijn, kan dus al een groot verschil maken. Maar volgens Tim Metz is dat niet genoeg als je écht gefocust bezig wil zijn. Metz is de oprichter van Saent, een start-up die gericht is op productiviteit. ‘We hebben minimaal drie uur per dag nodig waarin we ongestoord ons werk kunnen doen,’ legt hij uit. ‘Als je bijvoorbeeld een vergadering hebt waarin je met nieuwe ideeën moet komen of je moet een moeilijke tekst schrijven, dan heb je daar je volledige aandacht voor nodig. Uit onderzoek is gebleken dat tussendoor mailen en appen je minder scherp maakt. Hierdoor maak je eerder fouten.’ Maar ook collega’s die even iets komen overleggen, kunnen je op zo’n moment enorm uit je concentratie halen. Metz: ‘Bij sommige bedrijven hebben ze een speciale niet- storen-tafel. Dat werkt heel goed. Mits je hier niet de hele dag gaat zitten natuurlijk.’

Duidelijke afspraken

Eigenlijk weten we natuurlijk wel dat het niet gezond is om voortdurend je telefoon en mail te checken. Maar hier ook naar handelen, is niet makkelijk. Want wat als je nét dat ene belangrijke mailtje van een klant mist? Metz denkt dat het een hoop stress zou schelen als we het onderwerp ‘onbereikbaar zijn’, bespreekbaar zouden maken op de werkvloer. ‘Heel veel mensen gaan er automatisch van uit dat hun baas of klanten hier geen begrip voor hebben. Maar eigenlijk hebben ze het er nooit met hen over gehad,’ zegt hij. Als je goed uitlegt waarom je even onbereikbaar bent en hier heldere afspraken over maakt, hoeft er volgens Metz helemaal geen probleem te zijn.

‘Zeg bijvoorbeeld: “Van dan tot dan check ik mijn mail niet. Maar als het écht dringend is, kun je me bellen.”’ Hij vervolgt: ‘Mensen sturen tegenwoordig heel erg makkelijk een mail. De drempel om iemand te bellen, is een stuk hoger. Zo zorg je ervoor dat er alleen contact met je wordt opgenomen als het echt belangrijk is. Ook voorkom je een overvolle mailbox.’ De angst om eenmaal terug van vakantie urenlang achterstallige mails te moeten beantwoorden, is voor veel mensen een reden om ook op vrije dagen hun mail te checken. Niet nodig, vindt Hulst. ‘Je kunt automatisch instellen dat je mails worden doorgestuurd naar de collega die jou vervangt,’ legt ze uit. ‘Zorg wél dat je hier van tevoren heldere afspraken over maakt met de desbetreffende collega. Dit werkt bovendien alleen als je aparte e-mailadressen hebt voor werk en privé.’

Zowel Metz als Hulst raden aan om je telefoon buiten de vakantieperiodes na een bepaald tijdstip uit te zetten. ‘Om écht te kunnen ontspannen, hebben je hersenen anderhalf tot twee uur zonder digitale prikkels nodig,’ legt Hulst uit. Wil je wel bereikbaar zijn voor familie en vrienden? Dat kan. Metz: ‘Met de do-not-disturb-functie op je telefoon kun je kiezen welke telefoonnummers doorkomen en welke niet.’

Heldere communicatie

Het toverwoord voor rustig onbereikbaar kunnen zijn, is dus ‘communicatie’. Volgens Hulst vinden collega’s en klanten het doorgaans helemaal niet erg als ze je even niet te pakken krijgen, maar worden ze pas zenuwachtig en geïrriteerd als ze niet weten, wanneer je wél weer bereikbaar bent. ‘Zet bijvoorbeeld in de Whats App-groep of digitale agenda van je werk ‘vandaag ben ik niet bereikbaar van twee tot vier,’’ tipt ze. Halsoverkop op vakantie gaan en je out-of-office aanzetten terwijl je je werk niet goed hebt achtergelaten, is natuurlijk niet handig. Maar als je je taken goed hebt gedelegeerd is er geen reden om dit niet te doen. Heb je toch het gevoel dat je op onbegrip van collega’s stuit? Dan heeft Metz nog wel een tip: ‘Zet een linkje naar één van de vele onderzoeken over het belang van onbereikbaar zijn, in je out-of-office-bericht. Dan snappen je collega’s en klanten dat je juist door even van de radar te zijn, je werk straks alleen maar beter doet.’

Inspirerende #outofoffice afwezigheidsberichten

Maar dan breekt het volgende dilemma aan. Wat is nu een leuke en pakkende out-of-office-reply? Met deze #outofoffice afwezigheidsberichten doe je zeker inspiratie op.