Verandering en vergadering. Twee totaal verschillende woorden, maar ze hebben veel met elkaar gemeen. De afgelopen jaren is er op het gebied van vergaderen veel veranderd. Los van dat de economie is aangetrokken, veranderen ook de wensen en behoeftes op de zakelijke markt. Zo wordt er steeds meer #outofoffice vergaderd en lijkt vergaderen in de huiskamer hip te zijn. Hoe kan je nu goed inspelen op de veranderingen binnen de zakelijke markt? Harro Menkhorst, General Manager bij Bilderberg Grand Hotel Wientjes te Zwolle, vertelt het in dit artikel.

Ken je klant

Elke klant is anders, waardoor ook de wensen kunnen verschillen. Het is belangrijk om hiervan op de hoogte te zijn, zodat je de klant zo goed mogelijk kunt faciliteren. Zo vertelt Harro: “als bijvoorbeeld een groep klanten altijd in dezelfde opstelling vergadert, dan zorgen wij ervoor dat die opstelling al klaar staat. Net dat beetje extra zorgt ervoor dat klanten weer tevreden naar huis gaan.” Sommige meetings worden verspreid over enkele dagen, waardoor het belangrijk is om ook buiten de vergaderingen om rekening te houden met de wensen van de klant. Zo heeft Wientjes regelmatig internationale gezelschappen die komen vergaderen. Harro vertelt: “Een internationaal gezelschap wilde graag een Afrikaans thema. We hebben toen alles in Afrikaanse sferen gebracht, waaronder ook een diner met Afrikaanse gerechten. De gasten vonden het geweldig en daar doe je het uiteindelijk ook voor.”

Huiselijk vergaderen

Een trend die er gaande is, is dat men het steeds fijner vindt om in een huiselijke sfeer te vergaderen. Hotels passen hier ook hun vergaderruimtes op aan. Grand Hotel Wientjes merkt ook dat deze trend enorm is toegenomen. “Wij hebben een vergaderruimte die ‘de club’ heet en deze zaal wordt steeds vaker geboekt. Klanten noemen deze ruimte ook wel de bibliotheek – terwijl er geen eens boeken staan – omdat het een huiselijke uitstraling heeft”, aldus Harro. Mensen voelen zich meer op hun gemak wanneer er in huiselijke sferen wordt vergaderd, waardoor ze meer durven te delen. Het vervolg hiervan is dat de teambonding groter wordt en er ook een groter groepsgevoel wordt gecreëerd.

Informeel vergaderen

Onder andere doordat de economie is aangetrokken, vindt er een verschuiving van ‘alleen formeel vergaderen’ naar ‘ook informeel vergaderen’ plaats. Zo valt het Harro op dat er voorheen ‘alleen’ werd vergaderd. “Als afsluiting van een vergadering vindt er steeds vaker een borrel of diner plaats.” Verder vindt er ook een verandering plaats in het formele vergaderen. “Ook worden de vergaderingen zelf wat informeler; andere soort stoelen, andere vergaderopstellingen en meer de interactie met elkaar opzoeken, zoals een workshop. Het hoeft allemaal niet maar zo statisch en formeel.”

Duur van vergaderingen

De lengte van vergaderingen lijkt een verband te hebben met de locatie waar een vergadering gehouden kan worden. Grand Hotel Wientjes is bijvoorbeeld naast het station gelegen, waardoor het hotel ook met het OV goed te bereiken is en er dus best even ‘snel’ vergaderd kan worden. Een locatie als Bilderberg Hotel ’t Speulderbos, in de bossen gelegen, nodigt uit om wat langer te blijven. De omgeving zelf heeft veel te bieden en het is bijvoorbeeld minder makkelijk om hier met het OV te komen. “Ik heb het idee dat vergaderingen in het algemeen effectiever ‘moeten’ worden, waardoor er steeds meer een trend lijkt te zijn om vergaderingen in een dag of halve dag te houden, maar dan wel bijvoorbeeld elke maand of elk kwartaal”, aldus Harro.

Verander, maar blijf authentiek

Vergaderen met de nieuwste technologische snufjes wordt ook belangrijk gevonden. Dit zorgt er namelijk weer voor dat er efficiënt vergaderd kan worden. Maar tegelijkertijd is het ook belangrijk om het authentieke karakter te behouden, wat de locatie zo kenmerkend maakt. De technologie bij Wientjes was wat out-dated waardoor het hotel een renovatie heeft ondergaan. Harro vertelt: “De vergaderruimtes hebben frisse en lichte kleuren gekregen en de nieuwste technologie is in de vergaderruimtes geplaatst. Onze klanten zijn blij met deze nieuwe look. We krijgen vooral te horen dat het authentieke karakter bewaard is gebleven, maar ze door de nieuwste technieken wel van alle gemakken zijn voorzien.”