Een goed gesprek. Het is de meest natuurlijke weg naar een fijne band en verbinding met collega’s. Maar in een wereld van brainstormsessies en gestructureerde vergaderingen, lijken we de kunst van het goede gesprek vergeten. En dat is zonde! In deze #outofoffice guide gaan we dieper in op het belang van het goede gesprek binnen een organisatie. Eén ding kunnen we al prijsgeven: een goed gesprek vergt soms wat lef.
Auteur: Laura Kemp
Stel je eens voor: zon 50.000 jaar geleden, ergens op de savanne zitten onze voorouders met hun tribe rond een kampvuur. En heel langzaam - zo gaat dat nu eenmaal in de evolutie - heeft zich iets bijzonders voorgedaan. In plaats van communiceren via kreten en geluiden - beginnen we te kletsen. En dit als enige diersoort op aarde! Hoe kan dat? Wetenschappers breken er al jaren hun hoofd over. Maar er is een verband ontdekt met het ontstaan van het kampvuur. Een plek om samen te komen, te praten over elkaar en verhalen te vertellen. Dit zorgde weer voor hechtere sociale banden.
In de moderne maatschappij doen we dit alleen niet meer op de savanne. De meeste tijd brengen we door op of aan het werk. We komen bij elkaar, maken plannen, verdelen taken en halen doelen. Op die manier zijn organisaties eigenlijk een moderne tribe. Volgens de beroemde Britse antropoloog Radcliffe-Brown, kunnen we dan nog zo professioneel willen zijn, het zijn juist ook de informele gesprekken binnen zo’n moderne tribe die ontzettend belangrijk zijn. Ze houden de groep samen en zorgen voor saamhorigheid. Maar informele gesprekken hebben juist ook zakelijk nut! Onderzoek wijst uit dat een goede informele cultuur een bedrijf gezond houdt.
Als je dat zo hoort, is het logisch dat we een soort moderne kampvuren hebben nagebootst in onze werkomgeving. Een coffee corner, rusthoeken, een fijne tuin. Het zijn de plekken waar we samenkomen, elkaar leren kennen en dingen toevertrouwen. Toch?
Amber Passtoors is organisatie-antropologe en bestudeert organisaties van binnenuit. En wat blijkt? Uit haar analyses komt regelmatig naar voren dat het 'echte gesprek' binnen bedrijven op de achtergrond is geraakt. En dit frustreert haar. Passtoors zegt: “Soms zie ik bedrijven tonnen besteden aan het bedenken van 'Whys', visies en het maken van verander-strategieën - maar als er op informeel vlak niet naar elkaar wordt geluisterd, hebben die weinig effect. Wat er daadwerkelijk wordt gezegd op de werkvloer bepaalt namelijk de cultuur. Daar vindt de echte verandering plaats. Of dus niet.”
Je herkent het misschien wel uit de praktijk. We bedenken de mooiste brainstormsessies, meetings en feedback-cursussen. En natuurlijk zijn dat ook belangrijke tools. Maar het is pas bij een lunchwandeling, een gesprek bij het koffieautomaat of tijdens het diner dat je de diepte in kunt gaan. En dat echt praten, blijken we moeilijk te vinden.
Neem een urgent voorbeeld: de communicatie tussen verschillende generaties binnen bedrijven. Passtoors: ”Veel organisaties hebben moeite om jonge dertigers vast te houden. Maar ook aan de andere kant, staat de HR-afdeling bij het aannemen van nieuwe mensen simpelweg niet open voor kandidaten boven een bepaalde leeftijd. Zouden zij echt in gesprek gaan, dan zal dit wederzijds begrip opleveren dat de basis vormt voor vertrouwen en verbinding.
Door aandacht te geven aan informele gesprekken, en daar zelf ook het goede voorbeeld in te nemen, kun je dit soort vooroordelen vermijden. Maar hoe doe je dat; het informele gesprek echt de ruimte geven? Volgens Passtoors zit de crux hem in het praten over de beleving van elkaars werk en dan dus niet alleen maar inhoudelijk over projecten. Op die manier breng je het persoonlijke naar het werk toe.
Een aantal voorbeelden. Stel, je staat in de coffee corner. Goede vragen die je kunt stellen zijn: “Hoe kwam je daar toch op tijdens die meeting?” Of: “Wat is jou het meeste bijgebleven van deze sessie?” Of geef een compliment: “Ik zag hoe enthousiast je was!” Zo kun je bijvoorbeeld leren van een collega die uit zijn vorige baan veel kennis heeft meegenomen. Dat is inspirerend! Of je ontdekt dat die collega met een iets te grote mond, eigenlijk heel graag impact wil maken."
En wat als je opeens naast die ervaren collega staat waar je tegenop kijkt? Ook dan kun je de verbinding aangaan zonder specifiek over de inhoud van werk te praten. Passtoors: “Als er een verandering is geweest in het bedrijf, zou je kunnen vragen: hoe ervaar jij dit eigenlijk?” Op deze manier verdiep je je in iemands belevingswereld, Passtoors: "het mooie is dat je die verbinding eigenlijk maar een keer hoeft te maken. Daarna heb je een basis om op terug te vallen.”
Als je je gesprekstechnieken nu echt tot een hoger niveau wil tillen, richt je dan tot de Oude Grieken. Plato en Socrates wijdden er hun leven aan en hun methoden blijken nog altijd relevant. Zie alleen al de bestseller Socrates op Sneakers van Elke Wiss. Uit dit boek blijkt niet alleen een onderzoekende, nieuwsgierige houding essentieel, maar ook een beetje lef. Durf vastgeroeste aannames los te laten. Omarm de twijfel. “Ik weet dat ik niets weet”, was Socrates’ lijfspreuk.
Valkuilen die we echt moeten vermijden zijn het willen invullen van stiltes of het doen van aannames. En dan niet alleen negatieve, maar ook positieve aannames! Bij alles wat iemand zegt: ‘fantastisch!’ roepen, lijkt misschien verbindend, maar ook dan vul je iets in voor een ander. Enne.. je kent vast wel iemand die iedere anekdote aangrijpt om over zichzelf te beginnen? Goed bedoeld maar een boeiend en leerzaam gesprek, dat is het meestal niet.
Vragen over iemands drijfveren, frustraties of overtuigingen werken wel goed. Soms is het juist de confrontatie met het ongemak die tot echte verbinding leidt.
We gaan nog even te rade bij Eva Krysiak; een bekroonde podcast producer uit Londen. Ze maakte producties voor de BBC, The Guardian en The New York Times. Over het omarmen van ongemak kan ze goed meepraten. In haar eigen productie ‘Everyone else’ liet ze mensen van alle leeftijden, culturen en achtergronden aan het woord over een onderwerp volledig naar keuze. Krysiak: “Ik wilde met zoveel mogelijk mensen praten die totaal anders zijn dan ik.” Zo sprak ze een overtuigd nudist, een vrouwelijke kickbokskampioen en een ex-gangster. Soms vergde dat geduld. Krysiak: “Weet je, zodra ik mijn recorder aanzet, moet ik mijn gasten zo min mogelijk onderbreken, voor radio-producties kun je namelijk niet over mensen heen spreken.” Het leerde haar actief luisteren, mensen te laten uitspreken en alleen op gerichte momenten vragen te stellen.
Een tip van Krysiak is om jezelf eens in de schoenen van een radiomaker te steken als je met een collega praat. Krysiak: “Wat zou een luisteraar van dit gesprek interessant vinden aan deze persoon?” Ook hier komt de Socratische methode weer terug: wees oprecht nieuwsgierig en laat stiltes vallen. Krysiak: “Als je je open stelt, zul je altijd geïnspireerd raken door een ander, want iedereen heeft een verhaal. Krysiak overpeinst nog wat: “Binnen organisaties kan ik me voorstellen dat werknemers die echt met elkaar praten ook eerder verbinding zullen ervaren en daardoor beter gaan samenwerken.”
Het is duidelijk: ruimte maken voor goede gesprekken loont in organisaties. Het leidt tot meer bevlogenheid, verbinding en collega's die zich gehoord voelen. Dus koester de koffieautomaat, de lunch en toevallige ontmoetingen. Want sinds onze voorouders het kampvuur ontdekten, ligt onze ware kracht in het échte gesprek.
Het startpunt van een succesvolle bijeenkomst
Een geslaagde bijeenkomst begint met een heerlijke kop koffie of thee. Is het de smaak, geur of kwaliteit? Of schuilt het geheim misschien in het moment van ontspanning en verbinding dat deze kop met zich meebrengt? Informele gesprekken bij het koffieapparaat zijn van onschatbare waarde.
