De zoektocht naar de perfecte locatie

Wanneer eerder dit jaar vanuit het Zetes hoofdkantoor in België het verzoek komt om het 40-jarig jubileum van het bedrijf te organiseren, staan Jolande en Claudie in de startblokken om het jubileum voor Nederland te organiseren. Wereldwijd, in alle landen waar Zetes een vestiging heeft, werden tegelijkertijd feesten georganiseerd. Dus hoewel niet iedereen op dezelfde plek samenkwam, werd er wel op hetzelfde moment gevierd. 

"Er waren een aantal vaste onderdelen die in elk programma terug moesten komen," vertelt Jolande, "zoals een activiteit voor het goede doel en een gezamenlijk proostmoment, maar verder kregen we veel vrijheid in de invulling van het jubileum." Ook de keuze voor de locatie lag volledig bij hen, en die zoektocht leidde naar Tegelen. 

"Het aanrijden naar het kasteel was al indrukwekkend," vertelt Claudie. "En wanneer je de kasteelhal binnenkomt, ben je even stil. De sfeer en de charme van de plek is echt bijzonder." De mogelijkheid om de gehele locatie exclusief te reserveren bleek een schot in de roos. "Het feit dat we alles op één locatie konden organiseren, gaf ons enorm veel rust," vult Jolande aan. "Het diner, de feestavond, de activiteiten en zelfs een overnachting – alles was op één plek." 

Betrokkenheid vanaf het eerste moment

"Vanaf het moment dat we Talitha en Pleun van Château Holtmühe aan de telefoon kregen, was het enthousiasme voelbaar." vertelt Jolande. "Ze dachten meteen mee en kwamen met meerdere suggesties voor ons jubileum. Dat gaf ons direct vertrouwen in de locatie." 
 
Dat meedenken bleek essentieel tijdens het plannen van het evenement. Toen Jolande en Claudie de dag voor het jubileum de  wandel- en hardlooproutes wilden bewegwijzeren, liepen ze tegen een praktisch probleem aan. "We konden niet overal met de auto komen, maar de receptioniste bood direct twee fietsen aan zodat we alsnog de voorbereiding op tijd konden afronden. Zulke kleine gebaren maken een groot verschil voor de organisatie van zo'n evenement." 
 
Die betrokkenheid bleef niet beperkt tot de voorbereidingen. Ook tijdens het feest was de service uitstekend. Claudie vertelt: “Voor een jubilaris hadden we een verrassing geregeld: een overnachting in de bruidssuite, compleet met een flesje champagne op de kamer. Dat laatste was overigens een idee van het hotel, dat maakte het helemaal af.” 

Precies zoals gepland

Het proostmoment was het spannendste moment van het jubileum. "We hadden een livestream opgezet zodat we live konden meekijken met de speech vanuit België," vertelt Claudie. "Dat is zo’n cruciaal moment, dan wil je dat alles vlekkeloos verloopt." 
 
Dankzij de goede samenwerking tussen het hotel en de AV-partner verliep het proostmoment precies zoals gepland. "Het gaf ons zoveel rust dat we alles konden loslaten en vertrouwen op de organisatie van het hotel. Ze hadden echt overal aan gedacht," aldus Claudie. "Alles werkte zoals het moest en dat zorgde voor een bijzonder geslaagd moment." 

Het zijn de kleine dingen

Na de speech volgt een smaakvol diner en een feestavond die door de collega’s als onvergetelijk werd ervaren. De persoonlijke en onverdeelde aandacht van het hotel maakte ook hier weer het verschil. "Het waren niet alleen de grote lijnen van het feest die goed geregeld waren," zegt Claudie, "maar ook de kleine dingen. Denk aan gereserveerde parkeerplaatsen voor het in- en uitladen, een filepakketje bij vertrek, en het voorstellen van contactpersonen voordat we er zelf om vroegen." 
 
Jolande herinnert zich met plezier hoe flexibel het hotel was. "Geen vraag was te veel. We stuurden nogal wat e-mails vol vragen, maar iedere keer kregen we snel en adequaat antwoord. Het voelde alsof we extra collega’s op locatie hadden die alles voor ons wilden regelen." 

De kracht van exclusiviteit

Jolande benadrukt de voordelen van de exclusiviteit: “Wanneer je die locatie helemaal voor jezelf hebt is dat een enorm voordeel. Alle faciliteiten staan tot je beschikking en die deel je alleen met je collega's. Na de wandeling gebruik maken van het zwembad of de sauna? Dat kan. Ook kunnen de gasten richting hun kamer om zich op te frissen. Dit zorgt bij de gasten voor een gevoel dat iedereen zichzelf kan zijn.” 
 
Claudie vult aan: "Het voelt echt of het kasteel voor even van ons was. Ook hadden de medewerkers alle aandacht voor ons. En het is ook fijn dat je weet dat je tijdens een gezellige feestavond geen rekening hoeft te houden met andere gasten.” besluit ze lachend. 

Het evenement eindigde op dezelfde manier als het begon: perfect geregeld en tot in de puntjes verzorgd. Claudie en Jolande zijn het erover eens dat het 40-jarig jubileum van Zetes niet beter had kunnen verlopen. "Maandagochtend op kantoor hoorde je nog steeds enthousiaste verhalen over het feest," vertelt Claudie. "En als je dat hoort, weet je dat het een geslaagd evenement was."