Heb je tijdens meetings regelmatig te maken met mensen die zowel in Nederland als Duitsland wonen en liggen de hoofdkantoren ook niet bij elkaar in de buurt? Vergaderen bij een grensovergang is een ideale oplossing en brengt veel voordelen met zich mee. Maar wat zijn dan deze voordelen? Je leest het in: “4 redenen om te vergaderen in Limburg”.

Dichtbij de Nederlands-Duitse grens

Veel Nederlandse en Duitse bedrijven werken met elkaar samen. Om de strategieën en plannen te bespreken met elkaar is het wenselijk, en ook noodzakelijk, om een paar keer per jaar fysiek bij elkaar te komen en een meeting te organiseren. Het kan maar zo zijn dat beide bedrijven niet dichtbij elkaar liggen (bijvoorbeeld Vlissingen versus Frankfurt). Door op de grens af te spreken, is dit voor beide partijen goed te overzien. “We merken dat veel bedrijven bij ons komen vergaderen voor de gulden middenweg. Veel bedrijven die een Nederlandse-Duitse samenwerkingsovereenkomst hebben, vergaderen bij ons zodat het reizen behapbaar blijft voor beide partijen”, aldus Hanneke Bouman, Revenue Manager bij Hotel De Bovenste Molen in Venlo.

Beheersing van de Duitse & Engelse taal

De meetings die vervolgens georganiseerd worden, worden in het Duits of Engels gehouden i.v.m. het taalverschil. Niets nieuws voor internationale bedrijven. Maar het bespreken van de wensen tijdens zo’n (meerdaagse) meeting gebeurt met de locatie waar de meeting wordt gehouden. Thomas Moll, Directeur Sales Duitsland bij Kasteel Vaalsbroek, vertelt: “Het is voor het bedrijf dat de meeting organiseert van meerwaarde dat ze merken dat onze sales coördinator zowel in het Engels als Duits zich prima uit de voeten kan maken. Het maakt de communicatie namelijk een stuk makkelijker. Wanneer de meeting daadwerkelijk plaatsvindt, weten onze medewerkers ook wie er Duits is en wie Nederlands. Ook hier spelen we op in, door standaard in het Engels te praten, zodat iedereen het kan verstaan en zich niet benadeeld voelt”.

De culinaire keuken

Daar waar het in Nederland bijna standaard is om een driegangendiner te nuttigen en heerlijk te tafelen, is het in Duitsland veel gebruikelijker om even snel een hoofdgerecht te bestellen en weer door te gaan met de alledaagse dingen. Hoe mooi is het als je deze twee culinaire werelden kunt combineren? Het is belangrijk om tijd te nemen voor eetpauzes, maar uiteindelijk willen bedrijven ook het maximale uit de meeting halen. Hanneke: “De Nederlandse en Duitse keuken verschillen enorm van elkaar, zowel qua eten als qua tijdsbesteding. We stemmen de wensen van beide partijen op elkaar af. De lunch kunnen we bijvoorbeeld in buffetvorm in de vergaderruimte zelf serveren en het diner ’s avonds is dan wel uitgebreider. Wat voor ons bovenal telt, is dat beide partijen zich er prettig bij voelen.”

Omringd door prachtig buitengebied

De traditionele vergadering waarin men 4 tot 6 uur luistert naar de CEO en waarin er amper interactie is, is inmiddels ver te zoeken. Sterker nog: steeds meer meetings of een gedeelte ervan vinden buiten plaats. Een locatie met een prachtig buitengebied is vandaag de dag dus geen overbodige luxe. “We merken dat de afgelopen jaren het aantal aanvragen waarin expliciet wordt gevraagd om een buitenactiviteit, aanzienlijk zijn gegroeid. Niet zo gek ook, want het is algemeen bekend dat buitenlucht een positief effect heeft op onze stemming en gezondheid. Ons landgoed biedt tal van mogelijkheden voor buitenactiviteiten”, aldus Thomas.

Meetings bij Bilderberg

Hotel De Bovenste Molen in Venlo, Château Holtmühle in Tegelen en Kasteel Vaalsbroek in Vaals zijn de locaties om jouw internationale meeting te organiseren. Deze locaties zijn door hun ligging namelijk internationaal georiënteerd en zij doen er alles aan om alle internationale gasten een warm thuisgevoel te geven.